Documentmanagement is workflow management!

image-114705-stack_of_documents.jpg

Blijf de documentenstroom de baas


Elke organisatie kent – los van haar sector en omvang – een intensieve stroom aan documenten. De uitdaging bestaat erin om het hoofd te blijven bieden aan zoveel informatie en die tijdig te verwerken. Of het nu gaat om inkomende e-mails, faxen, elektronische bestanden of papieren documenten. Allemaal zijn het frequent gebruikte, herkenbare kanalen. De ene al wat gestructureerder in gebruik dan de ander. Uiteindelijk komt het erop aan om alle documenten snel, accuraat en in lijn met uw bedrijfsprocessen, te ver​werken. Dit met een snelle return on investment.

Krachtig documentmanagement met Effect


Hoe kunt u dat doen? Dankzij 1 centrale waarde, namelijk Nuance AutoStore en Openforms 360: uw tandem voor krachtig en bedrijfszeker documentmanagement. En wie aan documentmanagement doet, is zeker van workflow management.

Dagelijks krijgt u verschillende documenten binnen die u moet klasseren, zoals aankoopfacturen, leveringsnota’s, timesheets, bestellingen, vragenlijsten, enz. Die documenten moeten dan geklasseerd worden. Die classificatie kan gebeuren op basis van barcodes of openforms360 geavanceerde classificatie technologie (ACT).

Ongetwijfeld moet u vaak een document indexeren: d.w.z. ontleden en bijgevolg herkennen van specifieke velden. Denk maar aan een factuurbedrag of de adresgegevens van de leverancier, de uurregistraties uit een timesheet, een klantnummer, BTW-gegevens, e.d.m. Dit kunt u voortaan automatisch doen.

Na de classificiatie en indexeringsfase kunt u de documenten eventueel nog verder aanvullen of volledig afwerken. Afhankelijk van het type document kan tijdens de verwerking of erna beslist worden of het document op de juiste manier automatisch werd verwerkt.

Wilt u weten hoe u nog meer aan administratieve vereenvoudiging kunt doen? Dan verwijzen wij u graag verder naar document capture en unified messaging